業務フローを描く
みなさんこんにちは、のそのそです。
今日は業務改善シリーズパート2で、「業務フローを描く」ということについて書かせていただきます。
業務フローというと、なんとなくフローチャートのようなもので図式化していて見せる用にそれっぽくしてるだけで実務じゃ役に立たないでしょ。
という人もいるかもしれません。
でもこれがめちゃくちゃ役に立ちます。
とある事例を共有したいと思います。
先日、お客様先の不動産会社さんでこんな話になりました。
物件を仕入れる(購入)時のレントロールから、販売までの間に賃料査定が変っていたんだけど、それが販売部門に伝わっていなくてあわや購入希望者さんに間違ったレントロールを出すところだった!
いやいやそんなこと普通に気を付けてたらおこらんやろ!
と思った方、危険かもしれません。
こういった事象って業務のあらゆるところで起りうることです。
一つの案件を複数の部署や複数の担当者で進める場合はもちろんですが、一人でやっているときはなおさらです。
なぜか。
人間は、未来の出来事を正確には予測できないし、何より忘れるから!
です。
レントロール変わったら共有しなきゃ
物件購入の手付金振込期限わかったら経理に共有しなきゃ
決済期日は全員で共有しなくちゃ
リフォーム完了予定日は共有しなきゃ
管理の見積は販売決済前に提案しなきゃ
色々やることありますが、こんなの全部覚えておくのは無理!です!
だから、業務において各工程ですべきことを明確にするために基本フローを明確にしておく必要があるのです。
フローには、
「いつ」
「だれが」
「なにを」
「だれに」
「どのように」
すべきか記載しておくのです。
そしてそれを全員が確認しながら進めるからミスが起きないし誰がやっても同じ品質になるのです。
人によって業務の品質に差が出たり、漏れが出たりするのは結構この辺に原因があります。
そして、賢明な方はここまでお読みになったらもうお分かりのことと思います。
「ここまで明文化されてたら機械でできるんじゃね?」
その通りです。
業務フローを描いてチェック項目を明示してあれば大抵のことは自働化できます。
(手段は色々あるのでそこはそこで長くなるので別途書かせていただきます。)
ということで本日はこの辺で。